A automação da comunicação está presente nos mais diversos setores, e cada dia mais rica nas suas contribuições, vamos saber mais sobre isso?
Principais temas deste artigo:
- Automação da comunicação: Porque vale a pena investir?
- Comunicação externa
- Comunicação interna
- O que é um Sistema de Informação Gerencial?
- Integração através da comunicação
- Automação da comunicação no saneamento básico
A comunicação está intimamente ligada a necessidade de tornar algo comum ou ao acesso de todos. Com o passar do tempo essa necessidade foi aliada da automação, que trouxe formas de simplificar esse processo de forma rica e eficaz.
No meio corporativo ou empresarial se faz necessário a gestão desses recursos da melhor maneira para apresentar resultados, dar ordens, aplicar correções, informar e outras funções da comunicação.
Automação da comunicação: Por que vale a pena investir?
Primeiramente se deve saber que as plataformas de gerenciamento podem ser utilizadas tanto em comunicação interna ou externa. Como diz um artigo publicado pela Rede, consultoria e escola de marketing, uma comunicação clara e efetiva é essencial para transmitir os valores e princípios da empresa. Para tanto, a empresa deve disponibilizar aos colaboradores tanto no exercício interno ou externo da comunicação uma política de comunicação.
Um exemplo é a política de comunicação do Senado Federal, que é aplicada através da Secretaria Social. No planejamento são destacados funções, subsetores, responsáveis, e-mails e telefones que tem por objetivo o conhecimento público. Mais afundo, podemos notar que ao automatizar a comunicação é necessário observar:
Conteúdo – O que organizar?
Determinar procedimentos padrões e rotinas a serem seguidos para manter o cliente atualizado do que está acontecendo. Como por exemplo o aplicativo dos Correios que mostra onde se encontra sua encomenda.
Processo – De que forma é organizado?
Inúmeras empresas que permitem ao consumidor escolher o modo que será cobrado por uma conta. Apesar de detentora do processo de cobrança, a empresa não precisa se preocupar com uma conta não enviada, ou mesmo uma falha nos correios, pois o cliente escolhe a forma que vai concluir esse processo.
Estrutura – Qual a base para ceder o serviço?
As instalações devem considerar as necessidades do cliente e as possibilidades da organização. Não deixando de lado a máxima eficiência possível.
Resultado – O cliente está satisfeito com o serviço?
O principal dos cinco pontos tanto em gestão de qualidade quanto no uso de recursos vem elencado como fator decisivo em caso haja necessidade de mudanças na organização. Por esse motivo, feedback do cliente se torna intenso nos meios atuais, seja avaliando um aplicativo ou a própria empresa, um exemplo disso é o site Reclame aqui.
Impacto – Como isso modifica a sociedade de forma permanente?
Não distante do resultado, o impacto causado é a nova dependência do cliente dos serviços prestados do seu modo. Algo que pode e deve ser usado como diferencial competitivo.
Além dessas particularidades quando se trata da comunicação externa ou interna, existem diferenças que que serão exemplificadas a seguir.
Comunicação externa
Uma comunicação bem visível sempre, visto os contantes investimentos em marketing, é a postura da empresa perante situações externas ou mesmo na entrega de soluções ao cliente.
Estamos na a era digital e se torna enfadonho persistir no uso apenas de papéis para impressão de contas, ou enviar todas as contas de uma companhia de saneamento básico por correio por exemplo.
Uma saída simples encontrada pelas companhias é observar o país. O Brasil é o quinto país no mundo em número de smartphones, com 25 milhões a mais só nos últimos três anos. O que revela um grande potencial que as empresas podem explorar oferecendo seus produtos e serviços de maneira digital. Desde então se viu a possibilidade de acesso, pagamento e impressão de contas através de aplicativos. Onde fica inegável a necessidade de colaboradores apenas para consertar erros do sistema, e não para fazerem todo o processo necessário anteriormente.
Comunicação interna
Segundo diz o site Administradores, o princípio que rege a comunicação interna é o esclarecimento, ambiente que exige interação e integração. O contraponto dessa realidade seria insegurança dos colaboradores no que diz respeito a sua função.
O site Cultura Colaborativa elenca alguns motivos para investimento em comunicação interna através da tecnologia.
- O primeiro benefício é o alcance e agilidade das informações, para que elas cheguem a quem precisa de forma rápida. Assim o tempo de resposta se torna menor, e o papel do colaborador mais efetivo. Quando comparado com o antigo sistema que dependia apenas de murais ou ferramentas analógicas.
- O segundo benefício é a possibilidade de mensurar o valor da comunicação. No modelo atual as métricas e indicadores ficam acessíveis, e passam a ser incorporados no dia a dia do colaborador.
E para auxiliar nesses processos surge o Sistema de Informação Gerencial.
O que é um Sistema de Informação Gerencial?
Sistema de Informação Gerencial ou SIG como é chamado, é o gerenciamento de informações por meio de ferramentas. Nota-se com o passar dos anos uma grande necessidade de comunicação interna nas organizações, e para tanto o sistema deve ser orientado ao que o usuário precisa. É o que diz Emerson de Oliveira Batista em sua obra Sistemas de Informação, de 2008.
Os softwares coletam, geram e analisam dados com o objetivo de facilitar os processos da comunicação. Possibilitando assim, as empresas serem bem mais assertivas em seus processos, e principalmente tomadas de decisão. Portanto torna-se importante voltar os olhares para tal automação, com foco em economia de recursos e fluidez em seus processos.
Integração através da comunicação
A integração da comunicação parte do conceito que é necessário unir propósitos necessários pela própria origem do planejamento estratégico da organização. O SEBRAE traz em sua literatura empresarial, que um planejamento estratégico é subsidiado pela assertividade na atividade empresarial que depende da conversa entre as partes.
Considerando as fases de planejamento temos: Analisar o cenário, definir objetivos, definir estratégias e elaborar programas e ações. Tudo depende de análise, que surge justamente pelos meios de comunicação dispostos. E mediante a necessidade, as principais ferramentas usadas são:
-Relatórios programados: São os demonstrativos mais tradicionais, contendo informações diárias, semanais ou mensais. Contém relação de vendas, finanças, produtividade, marketing e todos os que sejam necessários a tal organização.
-Relatórios de exceção: Relatórios que dependem de uma demanda, normalmente solicitados por um superior, a fim de analisar uma situação. Pode ser usado como ponto de partida para uma mudança de direção em determinada estratégia por exemplo.
-Informes e respostas por solicitação: Determinado por uma informação objetiva que o gerente deseja obter, normalmente que seu colaborador dispõe. Atualmente podendo ser automatizada por mensageiros internos, os famosos chats.
Automação da comunicação no saneamento básico
Seguindo os passos da automação da comunicação, o setor de saneamento básico busca tecnologia de ponta a fim de reduzir custos.
É fato que há perdas enormes no saneamento, principalmente no Brasil, e uma informação efetiva pode minimizar esses efeitos. Onde há um cenário de consumo incomum por exemplo, dá ao gestor a possibilidade de intervir e localizar a fonte de perda com uma equipe de campo. Ou mesmo o mapeamento em tempo real de vazão da água usado em rios, como a ferramenta de monitoramento de transposição das águas do rio São Francisco apresentado pela CAGEPA em novembro de 2017. Onde a intenção principal é a fiscalização das águas retiradas.
O G1 divulgou matéria mostrando já temos sensores que avaliam a qualidade de água nos clientes, e enviam a informação para a central. Que servem de economia para os clientes e para a concessionária. O uso é feito na cidade de Porto Alegre, onde 2 mil sensores nos maiores consumidores, utilizam a tecnologia, desde de 2016. Uma economia de 35 metros cúbicos por cliente.
Já citamos aqui no blog ferramentas que o gestor de saneamento pode utilizar no gerenciamento de seus serviços, você pode acessar ao artigo clicando aqui.
A automação é uma mão na roda, não é mesmo?
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