Você sabe o que é gestão de projetos? Essa é uma ferramenta importante e que pode fazer a diferença no dia a dia de suas atividades, seja em casa ou no trabalho. Venha aprender mais!
Antes de mais nada, você sabe o que é um projeto? Não poderíamos debater sobre a gestão de projetos sem antes definir o que é um projeto, não é mesmo?
De acordo com o PMBOK (Project Management Body of Knowledge), projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único e exclusivo. O PMBOK é o guia mais relevante quando se trata de projetos. Ele é elaborado pelo PMI (Project Management Institute), a instituição mais renomada do mundo nessa área.
Dessa forma, pode-se caracterizar um projeto como algo temporário que necessita de planejamento, execução e controle. Tudo isso serve para entregar produtos ou serviços de maneira exclusiva através de etapas determinadas previamente e com recursos limitados.
Todo projeto deve possuir um objetivo claro. Isso porque projetos demandam recursos humanos e financeiros para serem executados. Além disso, cada projeto é único porque depende de situações e partes interessadas diferentes.
Quer um exemplo? Pense bem, prédios residenciais podem ser construídos com os mesmos materiais e as mesmas equipes. Entretanto, cada prédio possui circunstâncias únicas (condição do solo, relevo e tipo de fundação, por exemplo) e também clientes diferentes. Tais condições fazem cada projeto singular, concorda?
Imagem: Definição de projeto. Fonte: Artia.
É importante ressaltar que um projeto não deve ser confundido com um processo. Os processos são trabalhos contínuos que produzem resultados padronizados e definidos. Já um projeto é algo temporário, que é elaborado progressivamente e gera um resultado único (que provavelmente não será repetido da mesma maneira).
Por exemplo, um novo veículo é elaborado por meio de um projeto que planeja desde o design até a estratégia de marketing para a venda. O projeto pode terminar quando o carro é lançado. Enquanto isso, o processo começa após toda a concepção do veículo e continua mesmo depois do término do projeto.
A área de projetos tem crescido significativamente. Você sabia que 20% do PIB mundial é investido na execução de projetos? Isso significa que trilhões de dólares são investidos em todo o mundo a fim de criar ou construir coisas através da gestão de projetos. Você, ou sua empresa, faz parte desse número?
O que é a gestão de projetos?
Agora que você sabe direitinho o que é um projeto ficou fácil, não? A gestão de projetos nada mais é do que aplicar técnicas, conhecimentos e habilidades para que um projeto obtenha sucesso. Ou seja, o gerenciamento serve para que o objetivo do projeto seja atingido de acordo com os requisitos estabelecidos durante o planejamento.
Assim, a gestão de projetos visa garantir que o resultado obtido seja satisfatório tanto para a empresa, em relação aos prazos e custos estabelecidos, quanto para seu cliente final.
A gestão de projetos viabiliza o alcance dos objetivos de forma ordenada e com limites de execução. Ela traz um foco delineado às metas e permite a programação prévia de cada ação. Isso porque, no geral, o gerenciamento de projetos é dividido em dez áreas:
- Integração
- Escopo
- Custos
- Qualidade
- Aquisições
- Recursos Humanos
- Comunicações
- Risco
- Tempo
- Partes Interessadas
A integração de todas essas áreas possibilita o planejamento, monitoramento e controle de todo o projeto. Por isso, cada vez mais empresas investem, treinam equipes e incentivam a participação em eventos e especializações da área. Mais que um diferencial competitivo, uma gestão eficiente de projetos significa tornar a empresa mais ágil, mais dinâmica e pronta para entregar muito mais valor a seus clientes.
Como a gestão de projetos auxilia o seu dia a dia?
O gerenciamento de projetos te auxilia a tirar as ideias da cabeça (ou do papel).
Se sua empresa tem aquela obra para fazer há tempos, ou aquele software para desenvolver, ou até mesmo aquele processo de atendimento que deveria ter sido padronizado há tempos, então a gestão de projetos é perfeita para você.
E o melhor: ela serve para a vida pessoal também. Sabe aquela viagem que parece cara demais ou aquela infiltração no teto que nunca é resolvida? A gestão de projetos pode te ajudar!
O que queremos dizer é que um projeto pode ser aplicado de diversas maneiras. Não importa se trata de uma equipe enorme ou apenas você mesmo, o gerenciamento de projetos pode ser bastante volátil.
A ideia central aqui é passar para o papel ou para o computador aquele objetivo a ser atingido. A partir disso, a gestão de projetos auxilia dividindo suas ações em tarefas menores, planejando os custos e os prazos necessários. No final, é possível conquistar sua meta.
E como fazer acontecer?
Agora você pode estar imaginando que a gestão de projetos é legal, mas como fazer acontecer? Se você for começar do zero, pode parecer difícil no início. Entretanto, após estabelecer todos os conceitos, seus projetos ficarão bem mais fáceis de se concretizarem.
Gerenciar um projeto é se manter alerta e flexível para não perder o controle e o foco inicial. Manter o objetivo mesmo quando as coisas parecem ir de mal a pior é um dos grandes desafios. Vamos ver os passos necessários para iniciar seu projeto?
Trataremos aqui de maneira a desenvolver a gestão de projetos em uma empresa. Se você deseja aplicar em algum projeto pessoal, sua escala apenas será menor.
Um ponto central: todo projeto tem que ter alguém que o gerencie. Um gerente de projeto é o principal elemento para unir as informações, processar e tomar as próximas decisões. É por esse motivo que é importante que o gerente se comunique bem com toda a equipe e tenha a habilidade de tomar decisões.
É necessário envolver a equipe, clientes e fornecedores de tal forma que todos se sintam diretamente responsáveis pelo sucesso do projeto. E afinal, todos são mesmo. Se alguém não cumprir sua parte, é possível que alguma coisa não saia como planejado.
Decidiu seu gerente?
Decidido quem será o gerente e qual será a equipe do projeto, é preciso escolher a metodologia para a gestão de projetos. A metodologia é o que guia todos os envolvidos durante o período do projeto, por isso é importante que todos estejam familiarizados com ela (o que pode exigir treinamentos).
A metodologia dependerá da cultura organizacional de sua empresa. Por exemplo, equipes acostumadas com processos longos e exigentes podem se adaptar melhor às práticas difundidas pelo PMBOK. Por outro lado, equipes mais visuais podem receber melhor a metodologia Kanban.
Portanto, conheça bem a sua equipe e busque metodologias que façam sentidos para ela. Metodologias adequadas direcionam os colaboradores para aquilo que deve ser feito e padroniza tarefas, gerando assim, menos dúvidas e discussões.
O tipo de projeto também modifica a forma de gerenciá-lo. É possível criar padrões para indicadores e responsabilidades? As atividades seguirão um fluxo de trabalho? É preciso analisar o que cabe melhor ao andamento de seu projeto.
E um projeto não exige apenas um objetivo final….
Defina metas para cada etapa planejada. Não só um objetivo final. Quanto mais nítido for o alinhamento de expectativas entre a equipe e as partes interessadas, melhor será a avaliação do trabalho e das entregas.
A partir daí, é possível definir um escopo do projeto. Nele, é definido uma visão holística de todo o projeto. Um dos motivos mais comuns de atrasos e estouro de orçamentos é a constante modificação do escopo. Por isso, não meça esforços para alinhar e definir previamente o planejamento de um bom escopo.
Com isso, seu projeto pode ser iniciado e gerenciado. Há diversos softwares de gestão de projetos que podem ser utilizados para facilitar muitas ações ao longo desse período.
Além disso, existem muitas empresas especializadas em gerenciamento de projetos que podem prestar consultorias à sua empresa ou até mesmo, desenvolver seu projeto de maneira terceirizada.
O sucesso de um projeto depende de muitos fatores. Planeje bem, busque capacitações e reveja suas ações. A gestão de projetos é um meio comprovadamente eficaz para atingir seus objetivos dentro de um orçamento e com os menores riscos possíveis.
Esperamos que após essa leitura você possa tirar suas ideias da mente e colocar em prática. Não temos dúvidas de que a gestão de projetos pode mudar para melhor seus planos.
Tem alguma dúvida ou sugestão? Tem interesse na gestão de projetos? Fale com um de nossos especialistas, temos a solução perfeita para você!