Quais os benefícios de um sistema de gestão integrada e por que você deveria implantar isso em sua empresa. Essa é a nossa pauta de hoje.

A tecnologia já dominou todos os setores do mercado deixando um ambiente altamente competitivo e as informações velozes.

E mesmo com todo o avanço tecnológico dos últimos anos, muitas empresas ainda utilizam diversos softwares para realizar suas operações do dia a dia.

É comum ver organizações utilizando diversos programas exclusivos para cada função: contas a pagar, impostos, emissão de nota fiscal, controle de vendas, controle de produção, dentre muitas operações. E qual o problema disso tudo?

Bom, primeiro porque uma licença para cada programa custa caro, sem falar em custos de manutenção de cada sistema. Outro motivo é que acaba gerando uma dificuldade na comunicação entre os softwares. Além do risco de perdas de informações, acaba-se desperdiçando tempo e dinheiro.

Um sistema de gestão integrada nada mais é do que um ERP (Enterprise Resource Planning). Ele consiste em um sistema de informação que integra todos os dados e processos de uma empresa em um único sistema.

Diversas empresas oferecem programas que integram aquilo que faz mais sentido para a sua organização. Isto é, pode-se integrar áreas da perspectiva funcional, departamental ou gerencial. Assim, tem-se um software que mais atende as suas necessidades.

Ao se optar por um sistema ERP, tem-se um controle de ponta a ponta das informações da empresa. Isso gera uma redução de custos com diversos softwares e uma comunicação interna mais eficiente.

Importância da integração do sistema

Um sistema integrado possibilita a automação na empresa, informatizando processos e aumentando a segurança das operações.

A agilidade de um sistema reduz o tempo ocupado por digitações de relatórios, impressões e retrabalhos por perda de informações.

Além disso, todas essas informações ficam armazenadas em um mesmo lugar. O banco de dados pode ficar hospedado em servidores que fazem backups diários, permitindo a constante atualização das tarefas executadas.

Mas, não é só isso. Conhecer o sistema a fundo permite analisar seus gaps e buscar a melhoria contínua de desempenho. Tais melhorias do sistema, e consequentemente da gestão, causam impactos positivos nas entregas ao cliente.

Em muitas empresas, o conhecimento superficial do sistema por seus usuários são um forte obstáculo na busca da máxima eficiência.

Entretanto, a eficiência do desempenho faz parte de um dos conjuntos de conceitos fundamentais para a excelência em gestão. Assim, um dos grandes objetivos da integração dos sistemas de gestão é promover a melhoria de desempenho organizacional.

É preciso entender que eles funcionam como um meio para a gestão global da organização e que atinge diversas áreas, integrando-se fortemente aos planejamentos e objetivos da empresa.  

Benefícios do sistema de gestão integrada

Geralmente a necessidade de implantar um sistema ERP se dá quando a situação foge do controle. Qual é o seu estoque hoje? Quais contas você deve pagar daqui um mês? Qual a previsão de vendas para o próximo trimestre?

Essas são algumas perguntas que mostram que as informações de uma empresa estão se perdendo no meio do caminho e impedindo um planejamento estratégico sólido.

Não ficou convencido? A integração dos sistemas geram diversas vantagens para a organização e vamos citar cinco delas aqui.

1. Diminuição de retrabalhos e melhoria no controle dos processos

Há uma redução do retrabalho porque a informação flui através de todos os setores da empresa por meio do sistema. Assim, fica mais recursos humanos para outras tarefas.

Da mesma forma, os processos ficam suportados e controlados por ferramentas informatizadas. O que acaba gerando uma melhoria no controle dos processos.

2. Confiabilidade das informações

Com o sistema integrado, não haverá mais manipulação de informações por diversos setores. Portanto, aumenta-se a transparência e diminui a possibilidade de erros.

Além disso, o atendimento a legislações pode ser feito com mais segurança e validado antes da emissão para as instituições responsáveis.

3. Agilidade e otimização de processos

Como já falamos, as operações ficam mais ágeis. Gera-se velocidade nas atividades e nos envios de dados, além de poder ser visualizado por todos na empresa.

E claro, com um sistema ágil, tem-se uma otimização nos processos e aumento na produtividade. Afinal, tudo pode ser acompanhado em um só local.

A avaliação dos processos deve ser baseada em dados confiáveis e precisos. Logo, a tomada de decisões é suportada por informações concisas e assim, as tarefas podem ser organizadas para atingir as metas propostas e garantir mais produtividade da empresa, da qualidade dos produtos e até mesmo da qualidade no relacionamento com os clientes.

4. Redução de custos e de erros

Um sistema ERP gera economia e reduz as perdas de uma maneira geral. Todas as atividades que não agregam valor ao produto final podem ser removidas dos processos por meio de análises dos dados coletados.

Também, são reduzidos erros de tarefas que, anteriormente, eram realizadas manualmente. Com tudo isso, o custo total de operação pode ser reduzido e investido em melhorias dentro da organização.

5. Extinção de diversos programas

Sua empresa não vai mais precisar de um programa para controlar cada operação, afinal, tudo estará em um só lugar.

Além disso, a integração permite que o gestor possa visualizar o que é feito em cada departamento, possibilitando uma visão mais ampla e controle das tarefas.

Há também a possibilidade de emitir gráficos e relatórios dos setores ou processos. Isso reduz muito o tempo em que se gastaria para reunir informações e montar relatórios completos.

Um sistema ERP é capaz de padronizar processos, fortalecer sua imagem e aumentar a competitividade da empresa no mercado.  

Há sistemas integrados para as mais diversas áreas e setores econômicos. Já falamos aqui sobre a aplicabilidade dos sistemas comerciais para empresas de saneamento. Como um sistema de gestão integrada pode ajudar sua empresa?

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